¿Hay algo que ate su tiempo, dinero y ancho de banda mental tanto como la tecnología? No iniciaste tu empresa para pasar casi todos los momentos de vigilia frente a las complejidades de las computadoras, el software, las redes y otros dispositivos necesarios para ejecutarlo.
Muchas pequeñas empresas están aliviando esta carga con la computación en la nube. Invertir en la combinación correcta de software y servicios en la nube no solo ayuda a simplificar las operaciones diarias, sino que también puede reforzar la seguridad y mejorar sus resultados.
Como Gerente de Tecnología en E2, ayudo a los clientes a trasladar sus negocios a la nube. Cuando les hablo sobre la transición, estas son las cuatro razones más convincentes que ofrezco para hacerlo:
1. Ahorrarás dinero
La barrera de entrada a productos de calidad para administrar su negocio ha sido un problema durante mucho tiempo. Por ejemplo, para obtener una sola herramienta, debe adquirir hardware, software y asistencia de instalación para una solución local con un costo inicial masivo que a menudo es prohibitivo para una PYME. Con las tarifas de suscripción mensuales para E2 Email, Exchange o Office 365, puede eliminar ese costo inicial y aprovechar el mejor conjunto de servicios, siempre actualizado, en lugar de una sola herramienta.
Los proveedores de servicios en la nube, por otro lado, ofrecen planes de pago por usuario que pueden escalar de acuerdo a las necesidades de su negocio. Agregue usuarios a medida que crezca su negocio, y si una nueva contratación no funciona, simplemente desactive su cuenta y reduzca ese costo.
También ahorrará en otros gastos de capital. Al trasladar parte de su infraestructura a la nube, reducirá los costos de los equipos de TI, las actualizaciones y el soporte. Y debido a que el proveedor de servicios se ocupa del back-end, usted ahorra tanto el dinero como el tiempo necesarios para realizar su propio mantenimiento de TI.
2. Tus colaboradores trabajarán mejor juntos
Si su empresa colabora principalmente por correo electrónico, es muy consciente de las dificultades. Es una tarea que consume mucho tiempo administrar flujos de trabajo y realizar un seguimiento de las aprobaciones. El control de versiones deficiente hace que encontrar documentos finales parezca una tarea imposible. Y los hilos de correo electrónico interminables empantanan todo el proceso.
Las herramientas basadas en Software-as-a-Service (SaaS) eliminan estos dolores de cabeza para que su equipo trabaje en conjunto de manera más eficiente.
Las características como el intercambio de documentos y la edición en tiempo real facilitan la colaboración. Varias personas pueden trabajar simultáneamente en un solo documento maestro, eliminando la necesidad de mantener copias múltiples. Los cambios realizados por un autor son instantáneamente visibles para todos los demás. Y las herramientas de chat integradas aseguran que la comunicación entre colaboradores sea simple e inmediata.
3. Tendrás acceso en cualquier momento y en cualquier lugar a tus datos
El vertiginoso ritmo de los negocios requiere que usted y sus colaboradores accedan a los archivos de trabajo desde cualquier lugar. Eso es difícil de hacer si están sentados en la computadora portátil de alguien.
La ventaja de una solución en la nube es que puede obtener acceso instantáneo a todos los archivos más importantes de su empresa. Usted y sus colaboradores también obtienen acceso seguro a todas sus aplicaciones de trabajo, calendarios y correos electrónicos en todos sus dispositivos. Aprobar un documento o programar una reunión durante el partido de fútbol de su hijo se vuelve tan fácil como si estuviera sentado en su escritorio.
4. Tus datos serán más seguros
Seamos honestos. Usted sabe que hacer una copia de seguridad de sus datos es fundamental, pero probablemente sea una de las primeras responsabilidades que no está realizando por las demandas diarias de administrar su propio negocio. Es un error que puede costar caro.
La prevención de la pérdida de datos es importante incluso (especialmente) en una pequeña empresa, donde si alguien roba sus datos, se queda sin negocio muy rápido.
Por esa razón, los servicios en la nube son indispensables. Sus datos se respaldarán automáticamente fuera del sitio, asegurando que sus archivos estén protegidos si los sistemas primarios de su empresa sufren un corte de energía, un desastre natural o un error humano atroz.
Los proveedores de clase empresarial también suelen ofrecer seguridad integral, desde protección contra virus y malware hasta cifrado de datos avanzado y funciones que ayudan a cumplir con los estándares de cumplimiento como HIPAA, PCI y otros estándares regulatorios comunes.
Cómo empezar a mover su empresa a la nube
No hace falta migrar todo de una sola vez ni contar con un departamento de tecnología propio. La mayoría de las pymes avanzan por etapas, empezando por lo que más tiempo les quita:
- Correo y calendario. Un email hosting profesional es, para muchas empresas, el primer paso: su equipo accede al correo desde cualquier lugar y deja de depender de una computadora en la oficina.
- Documentos compartidos. Guardar los archivos en la nube evita versiones duplicadas y facilita trabajar en equipo.
- Sitio web y aplicaciones. Un hosting confiable mantiene su sitio disponible, respaldado y actualizado.
- Copias de seguridad. Respaldar la información en la nube protege a la empresa ante robos, daños de equipos o ataques de ransomware.
Qué revisar antes de elegir un proveedor en la nube
Pregunte dónde se almacenan los datos, con qué frecuencia se hacen respaldos, qué soporte ofrecen y en qué idioma, y cómo puede exportar su información si un día decide cambiar de proveedor. Para conocer los conceptos básicos, el NIST publicó una definición de referencia de la computación en la nube que usan proveedores de todo el mundo.
Los beneficios de mudarse a la nube son indiscutibles. El servicio en la nube adecuado brindará la agilidad y flexibilidad que necesita para tener éxito al tiempo que le permite mantener su atención en el lugar al que pertenece, en su negocio.
Visite E2 para obtener más información sobre cómo mover su empresa a la nube con E2 Email, Exchange o Microsoft Office 365.
